01 — SITO / GESTIONALE / AREA SPOSI
Il sistema di un videomaker di matrimoni che lavora in tutta Italia: il sito dei suoi film, il gestionale che segue ogni coppia dal primo contatto alla consegna del film e l’area riservata dove gli sposi seguono tutto dal telefono. Nel video ti faccio vedere tutto, passo dopo passo.
Guarda il video 6:10IL VIDEO · COME FUNZIONA
6:10 · in italiano · sottotitoli
Nel video: il sito pubblico dello studio; gestionale e aree con dati di esempio (nomi, date e importi inventati).
01 / COSA FA
Il sito presenta lo studio alle coppie di tutto il mondo, il gestionale è l’ufficio di Pierpaolo, gli sposi hanno la loro area riservata dal telefono e i collaboratori un’area operativa. Tutto legge gli stessi dati, in tempo reale: quando Pierpaolo mette un film in montaggio, gli sposi lo vedono subito.
La vetrina dei film, in inglese, per le coppie che arrivano da tutto il mondo.
L’ufficio di Pierpaolo, dal browser su computer o telefono.
Dal telefono, nella loro lingua.
02 / IL PERCORSO DI UNA COPPIA
Ogni passaggio parte dal gestionale e arriva nell’area degli sposi, e ritorno. Senza dover scrivere ogni volta.
La prepari per quei due sposi, con i pacchetti e gli extra, in cinque lingue, e la mandi nella loro area.
La sfogliano dal telefono, scelgono il pacchetto e gli extra e la inviano allo studio.
La loro scelta diventa il preventivo, e arriva nel gestionale con scritto «Dal cliente».
Si compila da solo dal preventivo, con i dati dell’evento, le voci, i prezzi e le rate. Lo mandi nell’area degli sposi.
Gli sposi lo leggono e lo firmano dal telefono. Il server registra data, ora e indirizzo di rete e calcola un’impronta del testo: così si dimostra che il contratto firmato è esattamente quello letto. Un contratto firmato non si modifica più: se serve, si annulla e se ne fa uno nuovo.
Prima del matrimonio: come vi siete conosciuti, gli orari, dove vi preparate, i momenti da non perdere, la vostra canzone. Lo modifichi come vuoi e mandi il link: quando rispondono, lo vedi subito tra le novità.
03 / IL GESTIONALE
Si apre dal browser, sul computer o sul telefono. Ecco cosa trovi, sezione per sezione.
La prima pagina. In cima le cifre che contano: quanto c’è da incassare, i contratti da firmare, i preventivi nuovi, i montaggi in corso e gli eventi dell’anno, e ogni numero porta alla sua pagina. Sotto, gli impegni del giorno, i prossimi eventi, i lavori e le novità dai clienti. Con l’occhio in alto le cifre si nascondono.
Contatti, WhatsApp, lingua, location e il codice della sua area riservata. In alto il valore del lavoro, l’incassato, il da incassare e il piano delle rate, e da qui registri un incasso. Poi la lista delle cose da fare: brochure, preventivo, contratto e questionario, ognuno con il suo stato.
Il mese intero, con eventi confermati, opzioni e promemoria. È collegata al calendario dell’iPhone: gli eventi segnati lì arrivano nel gestionale, e quelli senza cliente li trovi in «Da assegnare».
Una lavagna con quattro colonne: da montare, in elaborazione, da consegnare e consegnato. Sposti un film trascinandolo e per ognuno vedi da quanti giorni aspetta. La lavagna si scarica anche in PDF, e quando sposti un lavoro gli sposi lo vedono nella loro area.
Chi deve pagare, cosa è scaduto e cosa no. Da ogni riga registri l’incasso.
Nascono dal contratto e sono collegate a Fatture in Cloud, che dà il numero. L’invio della fattura elettronica resta un tuo clic.
Gli eventi dell’anno, quanto è stato pattuito e quanto incassato, mese per mese, e le location più visitate.
Le spese per le riprese: carburante, pedaggi, vitto e alloggio, con la foto dello scontrino.
04 / L’AREA DEGLI SPOSI
Una volta entrati, gli sposi trovano tutto nella loro area, senza dover chiedere ogni volta allo studio.
Gli sposi entrano dal telefono con il codice che gli manda lo studio, e usano l’area nella loro lingua: italiano, inglese, tedesco, francese o spagnolo.
In alto il conto alla rovescia al matrimonio, e lo stato del loro film, passo per passo.
Il totale, quanto hanno versato, le rate, le fatture e le coordinate per il bonifico, da copiare con un tocco.
Il contratto firmato e il questionario. E possono scrivere allo studio in chat.
Quando il film è pronto lo trovano nei materiali: si sblocca a saldo completato.
Il secondo operatore e gli altri collaboratori hanno un’area operativa: vedono lavori, eventi, materiali e note condivise, e aggiornano lo stato del montaggio. I conti dello studio non li vedono.
IL PROSSIMO PASSO
Lo stesso sistema lo adatto a videomaker e fotografi di matrimoni: con il tuo nome, i tuoi pacchetti e le tue regole. Ne parliamo con calma, senza impegno.
Uè, ciao! Sono Manuel. In questo video ti faccio vedere il sistema che ho realizzato per Pierpaolo Cimmino, videomaker di matrimoni: il sito dei suoi film e il gestionale che segue ogni coppia dal primo contatto fino alla consegna del film. Con un’area riservata per gli sposi, e una per i collaboratori. Mettiti comodo: ti spiego cosa fa e come funziona, pezzo per pezzo.
L’idea è semplice. Il sito presenta lo studio alle coppie di tutto il mondo. Il gestionale è l’ufficio di Pierpaolo: clienti, documenti, lavori e conti. Gli sposi hanno la loro area riservata, dal telefono. E i collaboratori hanno un’area tutta loro. Tutto legge gli stessi dati, in tempo reale: quando Pierpaolo mette un film in montaggio, gli sposi lo vedono subito.
Il sito è in inglese, perché tante coppie arrivano dall’estero per sposarsi in Italia. Si apre con un video a tutto schermo, poi lo studio in numeri e i film scelti: ogni matrimonio ha la sua pagina, con il film e il racconto della giornata. C’è la pagina su Pierpaolo e sulla squadra, e il modulo contatti, con data, location, numero di invitati, tipo di servizio e budget. In alto, l’accesso all’area riservata.
Adesso il cuore del sistema: il gestionale. Si apre dal browser, sul computer o sul telefono. La prima pagina si chiama Oggi. In cima le cifre che contano: quanto c’è da incassare, i contratti da firmare, i preventivi nuovi, i montaggi in corso e gli eventi dell’anno. Ogni numero porta alla sua pagina. Sotto, gli impegni del giorno, i prossimi eventi, i lavori e le novità dai clienti: chi ha scritto, chi ha compilato il questionario. E con l’occhio in alto le cifre si nascondono: comodo quando hai gli sposi davanti.
Tutto ruota intorno al cliente. Scrivi un nome nella barra in alto e apri la scheda. A sinistra chi è: contatti, WhatsApp, lingua, location e il codice della sua area riservata. In alto i soldi: valore del lavoro, incassato, da incassare, e il piano delle rate, per esempio 30% alla firma, 50% prima dell’evento e il saldo prima della consegna. Da qui registri un incasso. E c’è la lista delle cose da fare: brochure, preventivo, contratto e questionario, ognuno con il suo stato.
Vediamo il percorso di una coppia. Si parte dalla brochure: la prepari per quei due sposi, con i pacchetti e gli extra, in cinque lingue, e la mandi nella loro area. Gli sposi la sfogliano dal telefono, scelgono il pacchetto e lo inviano: la loro scelta diventa il preventivo. Poi il contratto: si compila da solo dal preventivo, con i dati dell’evento, le voci, i prezzi e le rate. Lo mandi nell’area degli sposi, e loro lo firmano online. Il server registra data, ora e indirizzo di rete, e calcola un’impronta del testo: così si dimostra che il contratto firmato è esattamente quello letto, senza una virgola cambiata. Un contratto firmato non si modifica più: se serve, si annulla e se ne fa uno nuovo.
Prima del matrimonio c’è il questionario: come vi siete conosciuti, gli orari, dove vi preparate, i momenti da non perdere, la canzone che vi rappresenta. Lo modifichi come vuoi, mandi il link, e quando gli sposi rispondono lo vedi subito tra le novità.
L’agenda mostra il mese intero: eventi confermati, opzioni e promemoria. Ed è collegata al calendario dell’iPhone: gli eventi segnati lì arrivano nel gestionale, e quelli senza cliente li trovi in Da assegnare.
Dopo il matrimonio si passa ai Lavori: una lavagna con quattro colonne, da montare, in elaborazione, da consegnare e consegnato. Sposti un film trascinandolo, e per ognuno vedi da quanti giorni aspetta. La lavagna si scarica anche in PDF. E quando sposti un lavoro, gli sposi lo vedono nella loro area: il film è in lavorazione.
Poi i conti, in una pagina con quattro linguette. Crediti: chi deve pagare, cosa è scaduto e cosa no, e da ogni riga registri l’incasso. Fatture: nascono dal contratto e sono collegate a Fatture in Cloud, che dà il numero; l’invio della fattura elettronica resta un tuo clic. Report: gli eventi dell’anno, quanto è stato pattuito e quanto incassato, mese per mese, e le location più visitate. E Trasferte: le spese per le riprese, carburante, pedaggi, vitto e alloggio, con la foto dello scontrino.
E adesso la parte che gli sposi amano: la loro area riservata. Entrano dal telefono con il codice che gli manda lo studio, e la usano nella loro lingua: italiano, inglese, tedesco, francese o spagnolo. In alto il conto alla rovescia al matrimonio, e lo stato del loro film, passo per passo. Nei pagamenti trovano il totale, quanto hanno versato, le rate, le fatture e le coordinate per il bonifico, da copiare con un tocco. Nei documenti c’è il contratto firmato e il questionario. Possono scrivere allo studio in chat. E quando il film è pronto lo trovano nei materiali: si sblocca a saldo completato.
I collaboratori, come il secondo operatore, hanno un’area operativa: vedono lavori, eventi, materiali e note condivise, e aggiornano lo stato del montaggio. Ma i conti dello studio non li vedono: nessun dato economico.
Ricapitolando: le coppie trovano lo studio sul sito, scelgono il pacchetto, firmano il contratto online, seguono pagamenti e film dalla loro area, senza dover scrivere ogni volta. Pierpaolo ha clienti, documenti, lavori e conti in un posto solo. Lo stesso sistema lo adatto a videomaker e fotografi di matrimoni, con il tuo nome, i tuoi pacchetti e le tue regole.
Se vuoi un sistema così per la tua attività, scrivimi dal sito manuelnappa.it: ne parliamo con calma, senza impegno. Grazie per la visione, e a presto!